Accueil téléphonique d'entreprise: les 10 points de contrôle

Attente téléphonique Entreprise

1) Surtout pas de silence, de carillon ou de "bip-bip" à la place d'une annonce téléphonique

Le pire pour un client qui vous appelle, c'est de se retrouver devant... rien. Que ce soit du silence, un carillon ou un "bip-bip", la conclusion est la même: cela ne fait vraiment "pas pro" et votre interlocuteur va même se demander s'il n'y a pas un problème de communication téléphonique. A bannir absolument.

2) Un message téléphonique de bonne qualité audio

Un message difficilement audible, qui grésille, qui est trop fort ou trop faible, ce n'est pas vraiment engageant pour votre interlocuteur. De même le "mixage maison" va vite être repéré, avec une voix ou une musique trop présente, et ses bruits parasites. Mieux vaut confier votre message à un professionnel.

3) Une annonce personnalisée à votre nom, et qui évite les banalités

"Merci de bien vouloir patienter, nous allons prendre votre appel"... c'est bien, il faut le dire. Mais c'est un peu banal pour un accueil téléphonique, ça ne fait pas la différence entre vous et un autre. Pensez à annoncer clairement votre société, ou le site appelé.

4) Une musique d'attente cohérente avec votre image

Est-ce que la musique qui accompagne vos annonces reflète bien l'image que vous souhaitez véhiculer? Il faut toujours vous en assurer, que vous ayez choisi un thème fixe pour votre identité sonore, des thèmes variés à chaque occasion, ou même une musique libre de droits plus facile d'écoute. Evitez aussi les "tubes" d'il y a 2 ans!

5) Une vraie communication, riche et variée

Est-ce que votre attente téléphonique est vraiment utilisée comme un espace de communication? Votre entreprise a des atouts à partager, des offres à présenter, un évènement à annoncer. Renouvellez votre message régulièrement pour éviter l'impression de routine. Vous ne l'écoutez pas souvent, mais vos clients, oui!

6) L'annonce téléphonique synchronisée avec vos campagnes de com

Si votre communication de marque est organisée en campagnes saisonnières, vérifiez que vous les amplifiez par une approche multi canal: l'attente téléphonique fera écho à ce que vous diffusez sur internet ou d'autres média. Le clic sur votre site viendra peut-être d'un appel téléphonique, gratuitement!

7) N'oubliez pas les autres messages: pré-décroché, répondeur, guide vocaux,

On pense souvent à l'attente téléphonique, mais d'autres messages sont importants même si on a l'impression de moins les entendre: faites le tour de tout ce que vous diffusez (pré-décroché, répondeur, guide vocal) et assurez vous qu'il sont aussi "pros"

8) ... et les boites vocales des mobiles...

Si vous avez des commerciaux, des chargés d'affaires, des consultants qui sont sur le terrain, leurs clients les appelent souvent sur leur téléphone mobile. Est-ce que les messages de boîtes vocales sont au niveau espéré? Pensez à nos solutions de "pack mobiles", c'est simple et efficace

9) Une harmonie sur tous vos sites et points de vente...

Votre entreprise compte plusieurs sites? Assurez vous que la communication y est homogène en termes d'identité sonore et de contenu. Cette harmonie peut s'avérer compliquée, surtout s'il faut la maintenir régulièrement lors de campagnes de com. Nos solutions de diffusion sonore par internet (player mideo.box, serveur mideo.net) vous aideront à être réactif et à garder le contrôle de la diffusion.

10) ... mais aussi chez vos franchisés 

Vous pouvez tout maîtriser, mais est-ce que vos franchisés en font de même? Laissez les concentrés sur leur coeur de métier: la vente. Et prévoyez une solution de mise en harmonie de leur attente téléphonique dans leur boite à outil marketing. C'est l'objet de nos solutions pour réseaux d'entreprise.